Fleiß verhindert Erfolg

Was? Jetzt spinnt der Autor aber völlig! – Nein, durchaus nicht. Fleiß lohnt sich nur – wenn überhaupt – in der alten Wirtschaft, sprich: in der alten, analogen Welt. Dort machte es Sinn, Mitarbeiter im Akkord arbeiten zu lassen. Heutzutage sollten das Computer übernehmen.

EDV – Was war das noch mal?

Kennen Sie die gute, deutsche Abkürzung EDV? Sie steht für elektronische Datenverarbeitung. Das Zauberwort ist elektronische. Da steht nichts von manuelle, es heißt nicht MDV, nicht manuelle Datenverarbeitung.

Wann läuft was falsch?

Haben Sie Mitarbeiter, die tagtäglich mehrere Stunden:

  • mit Excel verbringen,
  • sich über mangelhafte Datenqualität beschweren,
  • am Computer das Gleiche machen oder
  • Dinge ausdrucken und dann wegheften?

Dann haben Sie hier ihren ersten Ansatzpunkt. Alles, was in irgendeinem Schritt digital vorliegt, muss auch über die gesamte Prozesskette digital, also digital und automatisch, verarbeitet werden.

  • Sie drucken Bestellungen aus?
  • Sie hantieren mit Lagerlisten auf Papier?
  • Sie haben Excel-Tabellen, die so groß sind, dass sie den Rechner ausbremsen?
  • Sie haben keinerlei Ahnung, welches ihrer Produkte oder Dienstleistungen nach der letzten Preisaktion am besten lief?
  • Sie verschicken Mailings manuell?

Nicht schwitzen, sondern lächeln.

Natürlich gibt niemand gerne zu, eigentlich einer dummen Arbeit nachzugehen. Denn dann würde er erstens sich selbst demütigen und zweitens der Gefahr aussetzen, überflüssig zu werden. Also schwitzt man, klagt man – denn Klappern gehört zum Handwerk – ärgert sich über fehleranfällige Prozesse und nimmt alles wie gottgegeben hin.

Das gibt es nicht?

Doch, das gibt es. Sie wären überrascht, wie viele Abteilungen, wie viele Unternehmen sich das Leben unnötig schwer machen. Lassen Sie mich eine Geschichte erzählen von einer real existierenden Wohnungsgesellschaft, die ihren Immobilienbestand mit einer einzigen großen Excel-Datei verwaltete.

Wenn das Provisorium zum Standard wird.

Dieses Unternehmen wuchs durch Zukauf und Fusionen innerhalb weniger Jahre rapide, sodass es schließlich über 30.000 Immobilen in Bestand hielt. Man hatte am Anfang der Digitalisierung noch wenige Posten in eine Excel-Datei übertragen. Dann kamen immer mehr dazu. Dann wurden mehr Tabellenblätter hinzugefügt und diese munter miteinander verknüpft. Schließlich stand der extra dafür angeschaffte leistungsfähigste Computer des ganzen Unternehmens im Vorzimmer des zuständigen Abteilungsleiters. Der Abteilungsleiter selbst hatte wenig Ahnung von Computern, was man am Staub auf seiner Tastatur sehen konnte. Er war ein Telefon-und-Papier-Mensch.

Will Excel wieder nicht?

Die Arbeit mit der Excel-Datei übernahm seine Sekretärin. Wenn es etwas Grundlegendes an der Datei zu ändern gab, wurde ein Werksstudent aus einer anderen Abteilung hinzugezogen.

Dieses Arbeiten war natürlich eine Farce. Denn wollten die Außendienstmitarbeiter kontrollieren, wie viel Quadratmeter eine bestimmte Wohnung hatte, mussten sie sich auf alte Ausdrucke verlassen oder die Sekretärin anrufen.

Als dann nach einem Umzug das erste Computernetzwerk eingeführt wurde, war das Chaos perfekt. Hatte vorher die Sekretärin als Kontrollinstanz gewirkt, wurde nun die Excel-Datei ins Intranet der Firma gestellt. Jeder durfte (notgedrungen) damit herumwerkeln, sodass meist mehrere Versionen weit verstreut auf den Notebooks der Mitarbeiter schlummerten. Manchmal wurde auch der Dateiname versioniert oder mit dem Namen des Mitarbeiters versehen. Es passierte auch schon mal, dass sich die Ur-Datei nicht mehr öffnen ließ, weil der daran arbeitende Mitarbeiter in der Mittagspause war und sie mit seinem Schreibzugriff blockiert hielt.

Sie glauben, das gibt es nicht? Doch, genauso war es. Die Bestandsverwaltung war nur von untergeordneter Wichtigkeit, und kein Mensch wollte erkennen, was für Ressourcen so jahrelang vergeudet wurden.

Eine einfache Lösung

Die Lösung war so einfach gewesen. Man musste „nur“ die Daten von Excel in Access übertragen und im Netzwerk parken. Im nächsten Schritt wurde dann die Prorammlogik (Dateneingabe, Berichte etc.) von den eigentlichen Daten getrennt und jedem Mitarbeiter per Netzwerk zur Verfügung gestellt. Und schon gab es keinen Stress mehr mit Versionierungen oder blockierten Schreib- und Lesezugriffen. Und die Sekretärin konnte sich wieder auf anderes konzentrieren. Der Aufwand? Eine knappe Mannwoche.

Alles lässt sich verbessern, nichts ist in Stein gemeißelt. Verwechseln Sie nicht Fleiß mit Intelligenz, denn sonst überholt Sie der wirklich Intelligente – und zwar automatisch.

Smarte Lösungen können manchmal so einfach sein. Kontaktieren Sie mich, ich erzähle ihnen, was möglich ist.